Tanda kempen influencer anda sudah tidak sesuai diurus dengan spreadsheet

Kenapa spreadsheet berkesan, sehingga ia tidak lagi berkesan

Spreadsheet sangat sesuai untuk senarai: nama kreator, handle, kadar, status. Masalah bermula apabila sesebuah kempen memerlukan perbualan, fail, kelulusan dan wang yang dikaitkan dengan setiap baris.

Helaian boleh menulis 'Draf: diterima'. Ia tidak boleh menyimpan video itu, komen klien tentang video itu, versi semakan kreator, dan rekod siapa yang meluluskannya pada pukul berapa. Semua itu akhirnya berada dalam WhatsApp, e-mel dan Google Drive, dan helaian itu menjadi ringkasan kepada perkara yang disimpan di tempat lain.

Itu tidak menjadi masalah dengan lima kreator. Dengan tiga puluh kreator untuk tiga klien, di situlah kesilapan berlaku.

Tujuh tanda amaran

Jika lebih daripada dua perkara ini terasa biasa, proses anda sudah melepasi had helaian itu.

1. Draf hilang dalam WhatsApp. Seseorang menatal ke atas dalam group chat mencari 'versi kedua, yang ada kapsyen baharu'. Kadangkala versi yang salah diluluskan.
2. Kekeliruan versi. Ada tiga salinan tracker: satu dalam laptop anda, satu dikongsi dengan klien, satu lagi disalin oleh rakan sekerja 'untuk minggu ini sahaja'. Tiada siapa pasti yang mana terkini.
3. Anda mengejar pautan siaran. Kempen sudah bermula beberapa hari lalu dan anda masih menghantar mesej kepada kreator meminta pautan dan tangkapan skrin supaya anda boleh mula menyediakan laporan.
4. Kesilapan bayaran. Seorang kreator dibayar dua kali, atau langsung tidak dibayar, atau jumlah dalam helaian tidak sepadan dengan kadar yang dipersetujui. Bahagian kewangan meminta invois yang tidak tersimpan di satu tempat.
5. Klien sentiasa bertanya status. Setiap beberapa hari: 'Berapa yang sudah live? Dia sudah post ke belum?' Setiap jawapan mengambil masa setengah jam untuk disediakan.
6. Seorang sahaja yang memegang semuanya. Jika eksekutif kempen anda bercuti, tiada orang lain tahu apa yang sudah diluluskan.
7. Laporan mengambil masa berhari-hari. Menyalin jumlah tontonan dari Instagram dan TikTok, satu siaran demi satu, ke dalam helaian, kemudian ke dalam slaid.

Semua ini tidak bermakna sesiapa pun membuat kerja dengan teruk. Ia bermakna alat itu diminta melakukan lebih daripada tujuan asal ia dibina.

Apa yang perlu dipindahkan dahulu

Anda tidak perlu menggantikan semuanya serentak. Pindahkan bahagian yang paling berisiko dan paling banyak kerja berulang, lebih kurang mengikut susunan ini:

Senarai induk kreator anda boleh kekal dalam helaian buat sementara waktu jika ia berfungsi. Yang penting, kerja kempen (draf, kelulusan, pautan, bayaran) tidak lagi bergantung pada thread chat.

Senarai semak pemindahan

Gunakan senarai ini apabila berpindah daripada spreadsheet ke sistem yang betul, apa jua alat yang anda pilih:

• Pilih satu kempen yang sedang berjalan sebagai perintis, sebaik-baiknya yang kecil, bukan pelancaran musim perayaan klien terbesar anda.
• Bersihkan senarai kreator dahulu. Buang pendua, semak handle masih wujud, dan catat platform serta niche setiap kreator.
• Tulis satu format brief standard dengan objektif, deliverable, tarikh, kata kunci larangan dan penafian yang diperlukan.
• Persetujui langkah kelulusan dengan klien: siapa menyemak dahulu, siapa memberi kelulusan akhir, dan berapa cepat.
• Maklumkan kreator tentang perubahan. Di mana mereka akan menerima brief, di mana memuat naik draf, bagaimana mereka akan dibayar.
• Kekalkan helaian lama secara selari untuk satu kempen, kemudian berhenti mengemas kininya. Dua sumber kebenaran lebih teruk daripada satu.
• Semak siapa boleh melihat apa. Nombor telefon, butiran bank dan kadar kreator ialah data peribadi atau sensitif. Hadkan akses kepada mereka yang memerlukannya sahaja, selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia.
• Buat semakan selepas kempen pertama dan buat penambahbaikan sebelum melaksanakannya untuk setiap klien.

Kekalkan bahagian baik spreadsheet anda

Spreadsheet telah mengajar pasukan anda tabiat yang berguna. Kekalkannya:

• Satu baris bagi setiap kreator bagi setiap kempen. Struktur jelas yang sama berfungsi dalam mana-mana sistem.
• Label status yang ringkas. Brief dihantar, draf diterima, diluluskan, disiarkan, dibayar. Jangan cipta lima belas peringkat.
• Nota tentang setiap kreator. Siapa cepat membalas, siapa perlu diingatkan, siapa pandai membuat hook. Pengetahuan itu bernilai; bawalah bersama.

Matlamatnya bukan membuang spreadsheet semata-mata. Matlamatnya ialah berhenti menjalankan kempen dengan menatal semula WhatsApp.

Di mana ViaCRM sesuai

ViaCRM dibina oleh agensi, untuk agensi dan jenama, bagi menggantikan tampalan sistem seperti ini. Setiap bahagian senarai semak ada tempatnya:

• Brief dengan objektif, deliverable, tarikh draf dan tarikh siaran, kata kunci larangan, penafian dan contoh kandungan.
• Draf dimuat naik dan ditonton dalam ViaCRM, dengan komen dan kelulusan dua lapis: pengurus projek anda dahulu, kemudian pelulus (klien anda atau pihak atasan). Setiap kelulusan direkodkan dengan cap masa, jadi tiada keraguan versi mana yang telah diluluskan.
• Keputusan Instagram dan TikTok ditarik secara automatik dan dikemas kini setiap minggu; platform lain dimasukkan dalam laporan yang sama.
• Bayaran daripada satu deposit. Daftarkan ViaCRM sebagai satu vendor, lepaskan bayaran dengan satu klik, dan ViaCRM membayar setiap kreator melalui Airwallex.
• Klien log masuk untuk melihat kemajuan sendiri, jadi soalan 'sudah sampai mana?' terjawab dengan sendirinya.

Kempen pertama anda untuk setiap jenama adalah percuma, jadi mudah untuk mencuba dengan satu kempen sebelum membuat keputusan. Lihat pelan di halaman harga.

Soalan lazim