Polisi media sosial untuk pekerja (dengan templat)

Mengapa anda memerlukannya (dan apa yang bukan tujuannya)

Staf anda sudah pun berada di TikTok, Instagram, Facebook, LinkedIn, Xiaohongshu (RED) dan dalam berpuluh-puluh kumpulan WhatsApp. Sebahagian daripada mereka bercakap tentang kerja. Polisi tidak menghalang perkara itu, dan tidak sepatutnya cuba menghalangnya. Ia menjelaskan apa yang diharapkan, supaya orang boleh menyiarkan kandungan dengan yakin dan tiada siapa yang terkejut.

Polisi yang baik melindungi tiga kumpulan: pelanggan (data dan privasi mereka), rakan sekerja (daripada gangguan dan pendedahan yang tidak diingini) dan staf sendiri (daripada tersilap berkongsi sesuatu yang boleh menyusahkan mereka).

Ia bukan arahan untuk berdiam diri. Jika polisi anda berbunyi seperti senarai ugutan, orang akan berhenti menyiarkan apa-apa tentang kerja langsung, termasuk kisah-kisah baik yang anda harap mereka kongsikan.

Tentukan lima perkara ini sebelum anda menulis

• Siapa yang terlibat: staf tetap sahaja, atau juga staf kontrak, pelatih, ejen, pengedar dan rakan kongsi outlet?
• Siapa yang bercakap bagi pihak syarikat: jawatan mana yang boleh menyiarkan di akaun rasmi atau bercakap dengan media.
• Apa yang memerlukan kelulusan: siaran yang menyebut produk, harga, promosi atau klien, berbanding siaran umum tentang kehidupan bekerja.
• Siapa yang meluluskan, dan berapa cepat: pasukan yang dinamakan dan tempoh maklum balas, contohnya satu hari bekerja.
• Sama ada anda memberi ganjaran untuk siaran: jika ya, bagaimana, dan bagaimana ia berkait dengan skim ganjaran anda.

Templat polisi media sosial

Salin bahagian di bawah ke dalam dokumen anda sendiri. Gantikan apa-apa yang berada dalam kurungan segi empat.

1. Tujuan. Polisi ini menerangkan cara pekerja [Syarikat] menggunakan media sosial apabila ia berkaitan dengan kerja mereka, supaya kita melindungi pelanggan, rakan sekerja dan reputasi kita, dan supaya staf boleh berkongsi kerja mereka dengan yakin.
2. Skop. Polisi ini terpakai kepada semua pekerja, staf kontrak dan pelatih [Syarikat], [serta kepada ejen, pengedar dan rakan kongsi yang mempromosikan produk kami]. Ia merangkumi semua platform media sosial dan pemesejan, termasuk TikTok, Instagram, Facebook, LinkedIn, X, YouTube, Xiaohongshu (RED) serta kumpulan dan saluran WhatsApp, sama ada anda menyiarkan semasa atau di luar waktu bekerja.
3. Akaun peribadi dan rasmi. Hanya staf yang diberi kuasa boleh menyiarkan di akaun rasmi [Syarikat] atau membalas komen bagi pihak kami. Akaun peribadi anda adalah milik anda. Apabila anda menyiarkan tentang kerja di akaun peribadi, jelaskan bahawa pandangan itu adalah pandangan anda sendiri, dan jangan menampilkan diri sebagai jurucakap rasmi.
4. Nyatakan bahawa anda bekerja di sini. Apabila anda menyiarkan tentang produk atau perkhidmatan kami, jelaskan bahawa anda bekerja dengan [Syarikat], contohnya dalam bio atau kapsyen anda. Ini memastikan anda jujur dengan pengikut anda.
5. Maklumat sulit. Jangan kongsikan maklumat yang belum diumumkan kepada umum, termasuk keputusan kewangan, rancangan, harga yang belum diumumkan, nama klien, kontrak, dokumen dalaman, tangkapan skrin perbualan dalaman, atau apa-apa yang kelihatan pada skrin, papan putih atau meja di latar belakang foto dan video.
6. Harga, promosi dan dakwaan. Kongsikan hanya harga, promosi dan dakwaan produk yang terdapat dalam bahan rasmi [Syarikat] dan masih terkini. Sertakan sebarang penafian atau terma yang diwajibkan tepat seperti yang diberikan. Jika anda tidak pasti sama ada sesuatu itu betul atau dibenarkan, tanya [pasukan pelulus] dahulu.
7. Hormat dan gangguan. Jangan siarkan apa-apa yang mengganggu, membuli, mengugut atau mendiskriminasi rakan sekerja, pelanggan atau sesiapa sahaja. Berhati-hati terutamanya dengan kandungan yang menyentuh kaum, agama atau institusi diraja. [Polisi anti-gangguan] kami terpakai dalam talian sama seperti di tempat kerja.
8. Kandungan kerja memerlukan kelulusan. Siaran yang menampilkan produk, outlet, projek, harga, promosi atau klien kami mesti diluluskan oleh [pasukan pelulus] sebelum disiarkan. Hantar draf melalui [alat atau saluran]. Kami menyasarkan untuk membalas dalam tempoh [satu hari bekerja].
9. Privasi pelanggan dan rakan sekerja. Jangan siarkan foto, video, nama, butiran hubungan atau maklumat peribadi lain pelanggan atau rakan sekerja tanpa kebenaran mereka. Kendalikan sebarang data peribadi selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan notis privasi [Syarikat]. Jika seseorang meminta anda membuang siaran yang menunjukkan diri mereka, buanglah.
10. Ganjaran. [Syarikat] mungkin memberi ganjaran untuk siaran yang diluluskan di bawah skim [nama program]. Penyertaan adalah sukarela dan tidak akan menjejaskan penilaian prestasi atau pekerjaan anda. Ganjaran kepada pekerja mungkin dianggap sebagai pendapatan; [HR] akan menerangkan cara ia dibayar.
11. Kesilapan dan akibat. Jika anda tersilap menyiarkan sesuatu, padamkannya dan maklumkan kepada [orang yang dihubungi] dengan segera; kami lebih suka membantu daripada mengetahuinya kemudian. Pelanggaran polisi ini boleh membawa kepada tindakan tatatertib selaras dengan prosedur tatatertib [Syarikat].
12. Pertanyaan dan kemas kini. Hubungi [nama, e-mel] jika ada pertanyaan. Kami menyemak semula polisi ini setiap [12] bulan.

Pastikan kata-kata akhir disemak oleh penasihat undang-undang atau HR anda sebelum polisi dikeluarkan, terutamanya bahagian tentang kerahsiaan, data peribadi dan tindakan tatatertib.

Perkara khusus Malaysia untuk disemak dengan penasihat anda

Kami bukan peguam, dan kata-kata yang tepat bergantung pada industri dan kontrak pekerjaan anda. Inilah bidang yang biasanya ditanya oleh syarikat Malaysia kepada penasihat mereka:

• Data peribadi. Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 mengawal cara data peribadi dikendalikan dalam transaksi komersial. Foto dan video pelanggan serta staf boleh dikira sebagai data peribadi.
• Peraturan industri. Hartanah, insurans, takaful, perbankan dan penjagaan kesihatan mempunyai peraturan pengiklanan masing-masing. Jika staf atau ejen anda mempromosikan produk yang dikawal selia, baca panduan kami tentang kelulusan kandungan untuk ejen hartanah, ejen insurans dan pengedar.
• Terma pekerjaan. Pastikan polisi selaras dengan kontrak pekerjaan, buku panduan pekerja dan prosedur tatatertib sedia ada anda.
• Ejen dan rakan kongsi. Mereka yang bukan pekerja mungkin memerlukan peraturan yang sama ditulis dalam perjanjian agensi atau pengedar mereka, bukan sekadar dalam buku panduan staf.
• Topik sensitif. Malaysia mempunyai undang-undang berkaitan kandungan dalam talian yang menyinggung dan berbahaya. Tanya penasihat anda cara menerangkannya dalam bahasa mudah kepada staf.

Cara melancarkannya supaya orang membacanya

1. Pastikan ringkas. Jika lebih daripada dua halaman, pendekkan. Pautkan kepada polisi yang lebih panjang daripada mengulanginya.
2. Terjemahkannya. Sediakan versi Bahasa Malaysia, Inggeris dan Cina jika pasukan anda memerlukannya.
3. Terangkan secara bersemuka. Taklimat 15 minit dengan contoh sebenar jauh lebih berkesan daripada lampiran e-mel.
4. Tunjukkan contoh baik dan buruk. Satu siaran staf yang hebat, dan satu siaran (rekaan) dengan skrin di latar belakang yang memaparkan butiran pelanggan.
5. Mudahkan proses kelulusan. Satu saluran, tempoh maklum balas yang jelas, dan seorang yang dinamakan untuk dirujuk.
6. Minta pengesahan. Tandatangan atau satu klik untuk mengesahkan mereka telah membacanya.
7. Semak semula setiap tahun. Platform dan peraturan sentiasa berubah.

Di mana ViaCRM membantu

Polisi hanya berkesan jika langkah kelulusannya mudah diikuti. Jika anda menjalankan program dengan ramai staf, ejen atau outlet, ViaCRM boleh menguruskan aliran kerja tersebut:

• Brief yang membawa kata kunci larangan, terma dan penafian anda, supaya peraturan sentiasa disertakan dalam setiap kempen.
• Draf dimuat naik dan ditonton terus dalam ViaCRM, dengan komen dan kelulusan dua lapisan: pengurus projek menyemak dahulu, kemudian pelulus (klien atau pihak atasan) memberi kelulusan akhir. Setiap kelulusan direkodkan dengan cap masa, jadi anda mempunyai rekod.
• Penyemak draf AI yang mengesan ejaan, kata-kata kesat, sensitiviti agama dan perkataan larangan sebelum penyemak anda melihatnya.
• Pembayaran kepada ejen, pengedar dan rakan kongsi luar melalui Airwallex. Bagi pekerja, banyak syarikat lebih suka memasukkan ganjaran melalui gaji.

Setiap orang dikira sebagai seorang peserta aktif dan bilangan pengguna tidak terhad. Lihat harga; rangkaian 150 orang atau lebih berada di bawah pelan Enterprise.

Soalan lazim